Partir en mission : Ordre de mission - Frais pris en charge - Inscription colloque - Véhicule labo ou personnel

Introduction

Pour tous vos déplacements professionnels (hors résidence familiale et administrative), vous devez au préalable demander un ordre de mission :
- Sur le plan juridique il vous garantit au regard de la législation sur les accidents du travail
- Sur le plan financier il vous permet d’être remboursé des frais engagés

Les stagiaires sont autorisés à se déplacer en dehors du laboratoire sous réserve que cette mention soit précisée sur leur convention de stage.

 Comment et quand faire ma demande ?

Vos gestionnaires vous demandent d’effectuer vos démarches au moins huit jours avant pour une mission en France et trois semaines au plus tard pour l’étranger ou les pays à risques, sous peine de ne pas pouvoir partir.

Les demandes se font via un processus dématérialisé à l’aide des applications suivantes :

-        Pour le CNRS : Etamine  et Notilus (CNRS)

-        Pour l’UCBL : Notilus (UCBL)

Nous vous conseillons de tester votre connexion en amont.

En cas de difficulté vous pouvez passer au pôle administratif ou contacter votre gestionnaire via l’adresse Email.

La réservation de vos billets de transport (en France et à l’étranger) ainsi que celle pour votre hébergement (en France) doit obligatoirement être réalisée via l’application GOELETT accessible via Notilus.

Vous trouverez toutes les informations détaillées sur la marche à suivre dans le mode opératoire téléchargeable ci-dessous.

​ J’ai un invité ou une invitée : comment faire ma demande ?

Sauf cas particulier, vos invités ne doivent avancer ni leurs frais de transport ni leurs frais d’hébergement. Les règles ci-dessus s’appliquent à eux également.

Pour vos demandes, envoyer un mail à Email avec en copie la personne invitée en précisant les dates de sa venue, le motif ainsi que les crédits à utiliser. Vos gestionnaires se chargent de la suite, vous serez en copie des échanges.

Frais pris en charge

Inscription colloque/workshop

Le laboratoire peut procéder au paiement de vos frais d’inscription aux colloques/workshops directement en ligne par carte bleue ou en procédant par bon de commande selon les conditions des organisateurs. Il suffit d’envoyer sur Email le lien d’inscription en précisant dans l’objet de votre mail la date limite d’inscription et en ajoutant dans votre demande la ligne de crédits à utiliser. ⚠ Ne pas attendre le dernier moment.

La transaction en carte bleue est réalisée soit directement avec votre gestionnaire sur son ordinateur soit en lui communiquant votre login et mot de passe.
Si le paiement n’a pas pu être pris en charge par le laboratoire, le remboursement pourra intervenir au moment de l’état de frais au retour de mission. (contacter toutefois le pôle administratif en amont pour s’en assurer)

Utilisation des véhicules administratifs

Le laboratoire dispose d'un parc de véhicules à disposition des agents. Les activités de terrain sont prioritaires pour leur utilisation. Lors de la première demande d’utilisation, vous devez envoyer sur Email un scan de votre permis.

Les achats de carburant se font à l’aide de la carte essence, mise à disposition avec les papiers des véhicules (retrait au pôle administratif avant le départ).

Le tableau de suivi (en lien) est à compléter par les utilisateurs à chaque passage à la pompe. Les frais de péage seront pris en charge au retour de la mission sur justificatif.

Utilisation des véhicules personnels.

Les déplacements en véhicule personnel sont plus spécifiquement autorisés pour des missions terrain nécessitant du transport de matériels ou en cas de covoiturage. Pour toute première demande, vous devez envoyer sur Email un scan de votre permis, de votre carte grise accompagnés d’une attestation d’assurance en cours de validité stipulant que vous êtes couvert pour vos déplacements professionnels

⚠ Ne pas attendre le dernier moment.

Avances

A l’Université : Les personnels salariés de l’UCBL uniquement peuvent s’ils partent en mission sur des crédits en gestion UCBL bénéficier d’une avance de frais. Pour cela il faut que le coût estimé des frais qui n’auraient pas pu être pris en charge par le laboratoire soit égal ou supérieur à 750 €.

Au CNRS : En cas de mission longue ou pour les personnels ne disposant pas d’une carte corporate*, les personnels de l’unité, quel que soit leur employeur, peuvent bénéficier d’une avance de frais.

Le montant de ces avances correspond à 75% des frais restant à engager. Pour savoir si vous êtes éligibles vous devez vous rapprocher de votre gestionnaire au moins 30 jours avant votre départ.

*Carte corporate CNRS

Le CNRS offre la possibilité aux personnels des laboratoires, quel que soit leur employeur, la possibilité de bénéficier d’une carte corporate. Elle permet lorsque votre mission est financée sur des crédits CNRS de payer certaines dépenses en France et à l’étranger. C’est une carte personnelle établie à votre nom.

C’est une carte à débit différé à partir de la date d’arrêté des comptes (fin du mois)

Dans la pratique vous serez remboursés de vos frais avant le débit de votre compte. Pour toute demande vous devez vous rapprocher de votre gestionnaire.

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